文资料管理制度
在我们平凡的日常里，人们运用到制度的场合不断增多，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。大家知道制度的格式吗？下面是小编精心整理的文资料管理制度，欢迎阅读与收藏。
1目的
确保对文件和资料(包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。
2适用范围
适用xx嘉园管理处所有公文、资料的管理,包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。
3职责
3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。
3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。
3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。
4质量要求
4.1文件资料管理全过程
4.1.1文件资料的归档范围
a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。
b.人事劳资:员工档案、培训档案。
c.经营财务:经营合同、财务资料。
d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。
e.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料(图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料)、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料(大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录)、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。
f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件,如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准等外来文件,以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。
4.1.2文件资料的归档要求
a.归档时必须进行认真查验,并办理交接登记手续,同时必须确保文件资料的`完整性、系统性、准确性和真实性。
b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件,在特殊情况下可使用复印件,但必须附上说明。
c.归档文件必须进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号,档案目录应编制案卷目录、卷内目录。
4.1.3文件资料的保管
a.资料在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。
c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。
d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作,对破损或变质档案要及时进行修补和复制。
4.1.4档案盒的运用(格式见标识二)
4.1.5档案资料的借阅
a.文件调阅权限:
a)财务资料除主任外,非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准,财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。
b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。
c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。
b.本管理处人员调阅超出权限,或涉及机密的档案资料时,应填写《借阅申请单》,资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借,科技档案借出后20日内归还,书籍45日内归还,如需长期使用者,须归还后办理续借手续。
c.外借档案资料不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理,在借阅范围内借阅,仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅,不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。
d.借出和归还档案资料时,应办理清点、登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,不得隐瞒不报,应立即写出书面报告,并按情节追究当事人的责任。
4.2分项管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。
b.对外发文(业主/用户):凡是对外的发文均代表管理处形象,因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号,管理处主任审核同意后方能发放。
c.对外联系函:由相关部门起草,管理处负责人审批(重要事项)后发文。
d.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收,客服中心留存外部来函的原件,复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位,同时做好签收记录;如有需要,客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。
4.2.2业主/用户资料的管理要求
a.为便于掌握各业主/用户的基本情况,应建立一户一档制,并实行电脑化管理。
b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名(是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等)、人员情况、紧急联络电话及联络人等。
c.业主/用户档案建立后,需将所有的情况输入电脑,以便及时查找,更新有关内容。
d.业主/用户资料要严格保密,严禁外借。
4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求
a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放,同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储,以方便调阅。
b.工程资料原则上不得借出。如确需借出,需办理相关借阅手续,由管理处主任签字,外借时间不得超过一周。
5记录、标识
5.1标识一:立卷格式
5.2标识二:档案盒卷脊格式(侧面)
5.3标识三:对外发文(业主/用户)格式
5.4标识四:对外联系函、传真格式
5.5《借阅申请单》
5.6《借阅登记表》
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