小区档案管理制度

时间：2023-01-31 08:53:17 制度我要投稿

小区档案管理制度4篇

　　在充满活力，日益开放的今天，越来越多人会去使用制度，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编帮大家整理的小区档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

小区档案管理制度4篇

小区档案管理制度1

　　管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理,也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。

　　1.管理处的主要业主管理任务:

　　管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容,才可能更好的服务业主。

　　2.管理处业主管理的'日常工作包括:

　　及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

　　协调与业主之间的关系,加强横向沟通;

　　做好与业主有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

　　接听业主投诉,解决业主投诉;

　　接听业主工程报修电话,及时联系修复;

　　3.业主档案管理

　　业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

　　业主档案包括以下的资料:

　　收集业主单位资料

　　业主缴费记录包括各样应付之押金

　　业主装修工程文件

　　业主迁入时填具之资料

　　业主资料补充

　　业主联络资料

　　紧急事故联络人的资料

　　管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料

　　业主与管理处往来文件

　　业主违规事项与欠费记录

　　业主请修记录

　　业主投诉记录

　　10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

小区档案管理制度2

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的`检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　(一)管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

　　3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行;

　　2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

小区档案管理制度3

　　1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

　　1)工程规划许可证

　　2)施工许可证

　　3)工程总平面图

　　4)建设工程规划管理竣工验收合格证

　　5)国有土地使用证

　　2.办理接管验收手续

　　1)委托物业管理合同

　　2)工程建设施工建档移交清单

　　⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料;

　　⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料(复印件);

　　3)商品房质量保证书

　　4)房屋移交验收资料

　　5)设施设备移交清单及档案资料

　　3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

　　1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

　　2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

　　3)物管企业资质证书

　　4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

　　5)上级批文(文件)

　　4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明

　　1)物业委托管理合同

　　2)前期物业管理方案

　　3)物业移交及实施意见

　　5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

　　6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

　　1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

　　a)代管维修资金的使用范围

　　b)代管维修资金的`来源和筹集方法

　　c)代管维修资金的管理与使用办法

　　d)代管维修资金的移交

　　7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

　　1)房屋使用说明书

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　　⑵消防管理制度

　　⑶门卫管理制度

　　⑷机动车停车场管理制度

　　⑸非机动车管理制度

　　⑹装修管理规定

　　3)政府有关文件

　　8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责

　　1)业主委员会筹备工作资料

　　⑴关于组建业主委员会实施方案

　　⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

　　⑶业主委员会章程

　　9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意

　　1)创优规划

　　2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

　　3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

　　10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

　　1)员工手册

　　2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

　　3)部门职责

　　⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

　　⑵员工手册

　　⑶管理中心职责

　　⑷财务部职责

　　⑸护卫部内务条令、岗位职责

　　4)部门工作程序、操作程序

　　⑴财务部管理制度

　　⑵客户服务中心工作程序

　　⑶工程部设备运行维修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　　⑸各种应急处理方案

　　a、火警、火灾应急方案

　　b、停电应急方案

　　c、护卫部突发事件处理措施

　　5)管理中心综合管理制度

　　⑴值班制度

　　⑵回访制度

　　⑶档案管理制度

　　⑷原始记录、资料管理制度

　　6)管理人员、员工考评细则

　　⑴管理人员考核细则

　　⑵财务管理人员考核细则

　　⑶维修人员考核细则

　　⑷清洁、绿化人员考核细则

　　⑸护卫员考核细则

　　⑹护卫部岗位目标管理考核办法

　　7)护卫部培训日程、训练记录

　　8)护卫知识考试资料

　　9)管理中心原始记录资料

　　⑴门岗值班记录

　　⑵监控中心值班记录

　　⑶紧急情况记录

　　⑷停车场车辆进出原始记录

　　⑸房屋装修管理记录

　　⑹装饰装修申请书、责任书

　　⑺值班记录

　　⑻回访记录

　　⑼维修派工单

　　⑽住户档案

　　⑾维修员值班记录

　　⑿设施设备巡查保养等记录

　　11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规范，作风严谨。

　　1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

　　2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

　　3)护卫员上岗证

　　4)员工劳动合同

　　12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。

　　1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

　　2)小区物业基本资料

　　3)办公文案

　　4)各类管理制度、文件夹

　　⑴护卫类

　　⑵财务类

　　⑶管理类

　　⑷保洁类

　　⑸经营类

　　⑹人事类

　　⑺业主委员会

　　⑻运行维修表

　　5)住户费用缴费统计资料

　　13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

　　1)年月--财务收支报告

　　2)向住户公布费用收支情况，资料照片

　　3)物业管理费用标准批复

　　4)缴费通知单存根

　　14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。

　　1)总平面图

　　2)共用设施设备及配电系统

　　3)可视对讲、监控系统

　　4)消防系统

　　5)背景音乐系统

　　6)光纤电视系统

　　7)办公用设备

　　8)各种警示牌、标识卡

　　15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅方便。

　　1)住户档案

　　2)商业用房业主档案(含用户)

　　16.建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理，有回访制度和记录。

　　1)值班制度

　　2)回访制度

　　3)管理人员值班记录

　　4)维修工单存根及回单

　　5)设备巡查记录

　　6)护卫门岗值班记录

　　7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

　　17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见，对合理的建议及时整改，满意率为%以上。

　　1)《客户意见征询表》

　　18.建立并落实便民维修服务，承诺制，零修急修及时率为98%，以上的返修率为2%，并有回访记录。

　　1)物管中心工作程序(见工作守则)

　　2)设备运行维修工作程序(见工作守则)

小区档案管理制度4

　　1.0业主档案构成规定

　　1.1业主档案

　　1.1.1 业主个人资料

　　1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

　　1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话

　　1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式

　　1.1.1.4 身份证件复印件

　　1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业)

　　1.1.1.6业主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人办理收楼:委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成员资料(住宅物业)

　　1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式

　　1.1.2.3与业主关系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自联系方式

　　1.1.3产籍资料

　　1.1.3.1购房合同复印件

　　1.1.3.2房地产权书复印件

　　1.1.3.3房屋面积测绘资料

　　1.1.3.4收楼通知书

　　1.1.3.5收楼证明书及确认书

　　1.1.3.6收楼验收表

　　1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表

　　1.1.3.8钥匙托管书

　　1.1.3.9防火责任书

　　1.1.3.10精神文明公约

　　1.1.3.11业主(临时)公约

　　1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有)

　　1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则)

　　1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书

　　1.1.3.15房屋租任凭或转让协议

　　1.1.4物业使用资料

　　1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)

　　1.1.4.2单元物业使用记录

　　1.1.4.3单元物业维修保养记录

　　1.1.4.4单元物业维修派工单

　　1.1.4.5单元物业投诉记录

　　1.1.4.6各种业主委托书、授权书、申请书、保证书

　　1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件

　　1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照(企业)、税务登记证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约)

　　2.0业主档案管理规定

　　2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任

　　2.2业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存

　　2.3业主档案应按照《业主档案构成规定》逐步安善内容

　　2.4业主档案应保持完整、准确并及明更新

　　2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蚀等安全措施

　　2.6 对业主档案的保管要按照'栋号、楼层号、房号'先后顺序进行编号、分类、集中存放

　　2.7业主档案的`顺序登记在与内容有关和〈业主楼案目录〉中,按照〈目录〉依次排列存放管理

　　2.8 对保管的业主档案进行登记造册、编号,每月检查一次,发现缺少应立即查找,并确介档案的完整性

　　2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据

　　2.10业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时,应将变化情况及时记录在业主档案中

　　2.11业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅

　　2.12业主档案应永久保存,并注意适时更新

　　2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于):业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等

　　2.14违反本规定,视情节处以10-100元处罚,造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重处罚

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