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档案管理制度及流程
在快速变化和不断变革的今天，人们运用到制度的场合不断增多，制度具有合理性和合法性分配功能。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？以下是小编帮大家整理的档案管理制度及流程，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
档案管理制度及流程1
一、工程技术资料:
1、项目取得资料(批文等);
2、各类建筑许可证;
3、各类图纸;
4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;
5、物业接管验收记录;
6、其他合同、资料。
二、客户资料:
1、前期服务协议;
2、交房清单;
3、业主(客户)入住验房表;
4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);
5、家庭情况登记;
6、租户资料。
三、维修资料:
1、任务单;
2、报修、约修记录。
四、安全维护管理资料:
1、值勤记录;
2、交接班记录;
3、物品出入登记;
4、外来人员出入登记
5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。
五、设施、设备管理资料(包括消防):
1、购销合同;
2、安装图纸;
3、说明书;
4、养护计划;
5、运行、维修、养护、巡查记录。
六、绿化管理资料:
1、图纸;
2、承包合同;
3、养护工作计划
;4、检查记录。
七、环境卫生管理资料:
1、工作计划;
2、检查记录。
八、社区文化资料:
1、活动计划;
2、活动通知;
3、活动图片。
九、业主反馈资料:
回访记录、投诉记录、维修回访记录。
十、行政文件资料:
1、规章制度;
2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。
十一、业主委员会资料:
1、筹备、成立等文件资料;
2、会议纪要、决议等。
十二、财务管理资料:
各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。
●资料整理、归档:
按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。
●档案借阅:
文档查阅须经档案管理部门负责人批准。
●档案的`销毁:
根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。
档案管理制度及流程2
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的.文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、类目录；
3、根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。
档案管理制度及流程3
目的：
本制度的目的在于加强公司档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。同时，提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
适用范围：
本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
术语和定义：
1.档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2.档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
职责：
1.综合部：
负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。
建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况。 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料。
负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全。
提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。 负责组织研究和培训档案管理办法、使用知识。
2.其他各部门相关人员：
负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部。
向综合部移交合同或文件资料原件或复印件。
负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
3.各部门主管人员：
批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4.各部门经理/副总：
负责对档案管理监督检查报告的审批。
工作程序：
1.档案资料的收集：
各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的'合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。
归档范围及移交时间。
档案资料的标识：综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
档案资料的日常管理：
电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
文件资料和合同应按照编号顺序存放于文件盒中，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。在档案借阅时，应履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内使用，不能带出公司。如果必须带出公司查阅，需要相关领导批准。一般情况下，档案外借只借复印件。如果需要借原件，必须经过总经理批准。在归还档案时，必须当面点交清楚。如果发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时归还。如果超过借阅时间，需要重新办理手续。借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
在档案销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。执行销毁任务时，必须由综合部人员监销，监销人不得少于两人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
档案资料的归档范围包括公司对外发出的公文、公司收到的公文、本公司与其他单位来往的文书及权益文书、公司领导的批示、指示、重要的会议材料、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料、本公司发布的各类广告、宣传材料、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等、外出公务活动所获得或形成的档案资料、财务档案资料、各种实物档案、其他具有利用和保存价值的文件资料。
归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
1.一般资料应存档一份原件，重要文件和高使用率文件可存档两份原件。经办部门可根据需要留存复印件或影印本。如果原稿需要由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，综合部则归档影印本。
2.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者。归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
3.子文件应与相应的纸质文件、资料一并归档保存，并备份电子文件存储设备信息。
4.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持完好无损。
5.即时归档的文件包括公司规定的密级文件、重要文件、合同、协议书等正本及过程资料、公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料、其他认为需要即时归档的资料。定期归档的文件应在每月底前整理归档当月文件，每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司综合部。电子声像档案应实时进行、随办随归，一般电子声像档案应定期完成，每年3月底前必须向综合部移交上一年度的所有归档电子文件数据集。
6.部门内档案交接时，需填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，综合部见证。档案移交公司的流程包括经办部门检查文件或档案、编制移交清单、综合部查收案卷与文件并核对档案清单、移交双方在移交清单上签字并各保存一份。
7.档案应按类别赋予统一名称，并参照《档案分类编号表》进行编号。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d) 行政中心负责对档案分类及编号进行增补和修订，但任何部门和个人不得随意修改。
e) 为方便查阅，建立《档案目录》存于案卷盒内。
档案管理制度及流程4
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的.历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
档案管理制度及流程5
1、总则
1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。
1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字图表、声像等不同形式的资料和记录。
1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。
1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。
1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。
2、档案管理的机构与职责
2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。
2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。
2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部档案资料并督促其及时归档。
2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。
2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。
2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。
3、档案管理
3、1档案的归档
3、1、1公司应归档的`档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。
3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。
3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。
3、1、4公司各部门（人力资源部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。
3、2档案保管
3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。
3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。
3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司＜保密制度＞，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。
3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见＜保密制度＞。
3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。
3、3档案的查阅、借阅
3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由档案管理员对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。
3、3、2查阅（借阅）密级档案时，如查阅人为＜保密制度＞中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写＜档案查阅（借阅）申请单＞，经档案管理
员审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。公司员工不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。
3、3、3档案查阅（借阅）的批准权限：普通档案由办公室主任审批；秘密级档案由行政总监审批；机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。
3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。
3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。
3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司＜保密制度＞的有关规定予以处罚。
3、4档案的销毁
3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案
3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。
3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见＜档案销毁程序＞。
3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。
4、附则
4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。
4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。
4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。
4、4本制度自颁布之日起施行。
档案管理制度及流程6
物业项目业户档案管理流程
1、职责
(1)客服部负责业户身份资料相关信息管理。
(2)工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。
(3)保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。
2、工作程序
(1)管理要求
①.业户情况发生变更时,应及时修订档案。
②.业户文件资料属秘密级文件,原则上不得外借,如部门之间借阅,需得到部门主管的同意,填写相关借阅记录。
③.文件、资料要进行合理归档,分类整理。
④.档案要经常进行清理,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理。
⑤.部门须指定专人负责,做到业户档案资料既服务于工作,又不向无关人员泄露。
⑥.业户的档案资料必须保持完整性及完好性,杜绝丢失情况。
3、档案管理
(1)当业户的第一份资料(含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息)转到项目管理中心相关部门后,按一户一档的原则,立即建立相应业户档案。
(2)为便于管理,每一份业户档案资料需同时建立目录篇(视工作需要,若资料很少,可以不做目录),档案的相关信息增减时,需同时修改目录。
(3)主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质,选择适用于本部门的.业户档案管理存放方式:
①.客服部可采用挂牢分类存放等方式,便于日常频繁的查阅。
②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。
③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率,选择适合本部门工作的管理方式。
④.各部门需依据要求,于当日完成归档工作,将档案的增减登记《业户档案一览表》中,交部门主管查阅。
(4)业户发生变更后,原业户的相关资料单独存放,确认保管年限。超过保管年限后,经部门主管查阅后审批后销毁,并做好相关销毁记录。
(5)客服部主管每周一对照《业户档案一览表》,对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查,发理问题及时予以指导,签署相应评语。
(6)客服部每月5日前,将本部门上月各种档案建立及管理情况,汇总成书面报告,由部门主管批阅后,上报项目经理。
(7)项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查,分别安排在每年的三月份及九月份。
(8)相关部门借阅档案时,需经部门主管同意,办理相关手续。
档案管理制度及流程7
一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》 。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
d)档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；
必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/ 总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的'文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
6、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管⑴档案编号a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录1、 《文件（合同）管理记录目录》 2、 《文件档案移交目录》 3、 《档案移交清单表》 4、 《档案借阅审批单》 5、 《档案分类编号表》 6、 《档案管理流程》文件（合同）管理记录目录记录编号:日期：
序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交目录记录编号:日期：
序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
记录编号:移交性质档案类别合计移交说明接收意见档案移交清单表日期：
□离职□调岗□归档档案所属年度保管期限数量永久长期短期移交人：
接收人：
移交人（部门）接收人（部门）经办人：
经办人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日见证人：
日期：
年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单记录编号:借阅部门借阅人日期：
借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号：
目录号：
部门：
日期：
档案管理制度及流程8
1、目的
规范全公司的档案管理。
2、适用范围本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3、管理原则
分类分部门管理，行政部统一监管。
4、职责与权限
4、1各部门必须设兼职的'档案管理员，规范部门档案管理。
4、2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。
5、档案的分类
（1）证照类：如营业执照及各类证照。
（2）文件类：分外来文件和内部文件。
（3）制度类。
（4）合同类。
（5）计划总结和会议纪要类。
（6）财务类。
（7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。
（8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
6、档案的归口存放部门
（1）公司级档案存放在行政部。
（2）其它档案由归口部门负责存放。
7、档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。
8、档案装订
档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。
9、保存年限
原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。
10档案日常管理
10、1借阅
10、1、1借阅手续
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
（2）档案归还时，档案管理员填写归还日期。
10、1、2档案借阅审批权限
（1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。
（2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。
（3）制度类：由行政部审批。
（4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。
（5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。
（6）财务类：由总经理或者其授权人审批。
（7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。
（8）人事管理类：人力资源部审批。
10、1、3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
10、1、4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。
10、1、5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。
10、2销毁
10、2、1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。
10、2、2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
10、3移交
10、3、1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
10、3、2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
11、如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。
12、附则
本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。
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