[优选]物业档案管理制度
在现实社会中，制度的使用频率呈上升趋势，制度是指一定的规格或法令礼俗。那么拟定制度真的很难吗？以下是小编帮大家整理的物业档案管理制度，希望对大家有所帮助。
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物业档案管理制度1
物业管理公司档案管理制度提要：
一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
第一章、总则
档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。
第二章、档案分类
一、综合类
（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；
（二）公司编文号的全部文件；
（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；
（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；
（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；
（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；
（七）政府各级部门发送的文件；
（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的.会议记录；
（九）介绍信、信函存根、电报底稿；
（十）公司档案的交接清册和销毁清册；
（十一）各职能部门、综合类档案目录。
二、经营管理类
（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；
（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；
（三）公司各部经济考核指标；
（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；
（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。
三、财务类
（一）年度审计报告；
（二）年初预算报告；
（三）财务分析报告；
（四）财务存档资料、文件目录。
四、人事类
（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；
（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册
（三）职工奖惩情况记录；
（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；
（五）劳动工资报表（年报）；
（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料
五、行政类
（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；
（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；
（三）购买固定资产计划、资料。
六、工程类
接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。
备注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、档案保管
一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。
二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。
三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。
四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。
五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。
六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。
第四章、档案借阅
一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。
四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。
第五章、立卷归档
一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。
二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。
三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。
二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。
物业档案管理制度2
(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。
(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。
(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的.档案盒上贴上标签。
(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。
(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。
(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。
(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。
物业档案管理制度3
1、目的
使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、适用范围
公司所有档案的管理。
3、公司资料室文档资料管理
3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。
3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。
3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。
3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。
3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。
3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。
3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。
3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。
3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。
3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。
3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。
3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。
4、各部门文档资料管理
4.1各部门文件分类及编制要求：
4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。
4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。
4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：
（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。
（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。
（3）通知类：内部各类通知。
（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。
（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。
（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。
（7）对外文件类：
①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；
②对客户发文等：
③其它类：如电话表、名单、启示等。
4.2质量管理部应保管的资料：
4.2.1发展商提供的`资料：
（1）产权资料；
（2）技术资料（含图纸）；
（3）交接手续及清单等。
4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。
4.3各类文件更改要求：
各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。
4.4各类文件发放要求：
4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：
（1）部门负责人以上人员阅；
（2）主管级以上人员阅；
（3）内部传阅；
（4）张帖。
4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。
4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。
4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。
4.5电脑文档管理：
4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。
4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。
4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。
4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。
4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。
物业档案管理制度4
依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。
一、档案工作的基本原则
档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档
1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。
3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理
1、每年对档案材料的.数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
2、做好相关的防范措施，注意保密工作。
3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅
1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
物业档案管理制度5
第一章拟建立的规章制度
一、拟建立的公众管理制度
包括xxxx
二、拟建立的内部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。详细内容此处略。
三、拟建立的质量手册及程序文件
包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。详细内容此处略。
四、拟建立的工作手册
包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。详细内容此处略。
五、拟建立的质量记录文件
因数量达几百份,此处省略
第二章档案的建立与管理
一、物业档案建立的内容
档案建立的内容包括:业主入伙资料;客户家庭资料;客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。
二、物业档案管理的具体措施
客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
1、客户档案的收集
设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。
2、客户权籍资料管理
从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。
3、客户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的.重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
4、客户档案的归档
凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
5、档案的利用
为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
6、客户档案的管理
客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
第二节房屋管理与维修养护
1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。
2.无违反规划乱搭乱建,无擅自改变房屋用途现象。
3.房屋外观完好、整洁,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。
4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观,无安全隐患或破损。
5.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装
户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。
6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。
7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。
1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案)
2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录)
第三节共用设施设备管理
1.共用配套设施完好,无随意改变用途。
2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。
1)设备运行维修工作程序
2)设备巡查记录
3)设备保养记录
3.室外共用管线统一入地或公共管道,无架空管线,无碍观瞻。
4.排水、排污管道通畅,无堵塞、外溢现象。
5.道路通畅,路面平整,井盖无缺块,无丢失,路面井盖不影响车辆行人通行。
6.制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。
1)电室管理规定
2)配电系统工作内容及操作程序
3)路灯、楼道等公共照明设备完好
第四节安防、消防、车辆管理
1.小区基本实行封闭式管理
1)小区实行24小时封闭管理资料
2)治安管理规定
3)门卫管理规定
2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度,护卫熟悉小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。
1)护卫部工作、内务条令
2)护卫岗位职责
3)各种工作记录、资料照片
⑴护卫值班记录
⑵护卫训练记录
⑶夜间巡查记录
⑷来访登记表
⑸护卫培训日程、训练记录及资料
⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料
⑺护卫基础知识考核答卷
⑻护卫文明值勤,装修巡查等资料
3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施
1)警示牌标识卡等
2)突发事件及异常情况处理措施
3)常见治安刑事案件及处理措施
4)常见的几种可疑情况及处理措施
5)紧急情况记录表
4.消防设备设施完好无损,可随时起用,消防通道畅通,制定消防应急方案
1)消防管理制度
2)火警、火灾应急方案
3)消防通道畅通
4)定期进行消防巡视,检查维护消防设施、器材等资料
5)护卫随时巡查营业房消防设施
6)义务消防队员消防演练
5.机动车停车场管理制度完善,管理责任明确,车辆进出有登记。
1)机动车停车场管理规定
2)机动车停车场登记
3)护卫巡逻记录
4)护卫工作考核标准
5)交通指挥管理规范有序
6.非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放,管理有序。
1)非机动车管理规定
2)按规定位置停放、管理有序
3)护卫工作考核标准
第五节环境卫生管理
1.环卫设备完备,设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。
1)环卫设备台帐
2)垃圾箱、果皮箱
3)清洁工作清洁小区环境卫生资料
2.清洁卫生实行责任制,有专职的清洁人员明确的责任范围,实行标准化保洁。
1)清洁卫生工作标准及考核办法
2)清洁卫生工作考核表
3.垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀
1)消毒灭蝇工作资料
2)定期投鼠药资料
4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。
5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物,小区内卫生照片等资料。
6.房屋共用部位保持清洁,无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。
7.商业网点管理有序,符合卫生标准,无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。
8.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。
9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。
第六节绿化管理
1.小区内绿地布局合理,花草树木与建筑小品配置恰当。
2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。
3.花草树木长势良好,修缮整齐美观,无病虫害,无折损现象、无斑秃。
4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。
第七节精神文明建设
1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。
a提高业主自治自律行为宣传教育资料
1)经常进行政府有关法律法规宣传教育资料
2)建立业主产权区域建设,爱护小区公共设施资料
b小区安全文明消防宣传栏告示档案资料
c小区住户参与文化娱乐活动资料
d培训护卫消防安全知识,培训资料
第八节管理效益
1.管理服务费收缴率为98%以上
1)20xx年xx月至,收费报表
2.提供便民有偿服务,开展多种经营,便民服务项目资料及照片。
1)20xx年xx月--20xx年月的财务报告
3.本小区物业管理经营状况。向小区住户公布物管费收支报告
资料
a业主档案资料的内容
1]业主情况登记表、照片、身份证复印件
2]业主临时公约承诺件
3]前期物业管理服务协议
4]室内装修管理协议书
5]消防安全责任书
6]业主装修检查记录表
7]室内装修申报表
8]装修申报所提供的平面图、管线图等
9]装修违规的整改通知书
10]业主与物业管理处达成的书面协议
11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录
12]其它
物业档案管理制度6
一、总则
（一）为全面增强本企业档案管理工作，保证企业各种档案资料充足、有效利用，实现档案资料管理的规范化和标准化，特拟订本制度。
（二）本制度所指的档案资料是指企业及部下客户服务部门建立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，拥有查阅、利用价值的各样形式的资质证照、文书、公文、公文、合同、图纸、业户资料以及音像、图表等档案资料。
（三）档案资料工作的基来源则：集中一致管理企业及各部下客户服务中心有关资料档案，保证档案资料的完好和安全。
二、人员装备
（四）企业档案采纳分级管理模式，即分为物业企业档案资料管理员和部下各客户服务中心档案资料管理员。物业企业主要采集和保留企业级别物业档案和物业资料，部下各客户服务中心详细负责管理各自的物业档案和资料。物业企业及部下各客户服务中心均需建立独立的档案室。
（五）物业企业须装备档案管理的专责人员，部下的各客户服务中心依据自己实质状况，可指定专人负责也可由其余人兼职档案管理员。
三、档案资料的采集和整理
（六）物业企业主要一致采集和管理企业级别物业档案和物业资料，主要包含以下内容。
1.物业企业公章和有关证照。
2.文件、公文、工作计划、上司来文以及国家与当地有关的法律法例等档案资料，主要指房地产企业、物业企业领导署名的各种批改，以企业及职能部门等名义发出或拟订的`文件以及与企业职能有亲密
关系或由企业肩负有关责任并需要执行的重要文件。
3.重要、突发事件的办理资料，主要包含楼宇、交通、治安、公共配套设备设备等方面及自然灾祸等突发重要事件的经过和办理过程记录及有关资料。
4.企业所签署的合同资料，督查职能部门对企业进行检查的书
面及取证资料以及企业固定财产有关资料。
5.人事档案资料。
6.实物、声像类档案，包含各样电子档案。在实质工作中，实物、声像档案资料比较少，依据使用频次及重要性选择自行寄存或移交
企业档案管理部门，自行保留时要注意保护完好性。
7.荣誉类档案等其余各样档案资料。
（七）各客户服务中心管理自己楼盘、业主和经营有关的档案和
资料，主要包含以下内容。
1.客户服务中心业务章及有关证照。
2.小区基本状况资料。
（1）房产资料包含房子、设备及其附着物清单及表格等。
（2）接收资料包含查收合格凭据、物业完满状况、接收文件。
（3）技术资料包含工程预决算书、总平面图、平面图、完工图、地质勘探报告、图纸会审记录、完工查收证明书、房子及设备使用技术资料。
3.业主档案资料（包含维修基金档案资料）主要包含人住通知书、住户家庭状况登记表、房子交接单、住户入住合约、身份证明资料以及装饰申请表等，业户资料一定妥当保留并实时更新。
4.平时管理服务资料，主要包含以下内容。
（1）人事管理有关资料。客户服务中心人员的招聘、培训、定岗定编、分配、变迁文件、技术职称等文件。
（2）各部门平时的值班记录，各样来往信函，各样内部通启等文书资料。
（3）设备档案管理，包含设备的标记、设备台账和设备资料等。
（4）物业经营管理资料。各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件等。
（5）物业租借资料，包含租借审批资料、租借合同、物业权属证明资料、房子安全判定资料、赞同出（转）租文件、拜托书、公证书、证明、报告、分户图等。
（6）工程图纸档案资料，包含建筑施工图、给排水施工图、构造施工图、消防施工图、供配电施工图、空调系统图。
（7）各客户服务中心或个人参加各样活动的资料。
5.小区创优档案资料及社区文化资料。
四、档案资料的移交和归档
（八）资料移交前管理。
1.各客户服务中心的档案资料在移交前由各客户服务中心档案资料管理员负责存档管理。
2.各客户服务中心一定将档案资料分类寄存人不一样的档案袋或盒内，保证档案资料的完满。
3.各客户服务中心寄存的档案资料要依据自己的使用频次和保密程度进行分类寄存。
（九）档案资料的移交，每半年向物业企业档案室进行一次移交。
1.资料移交前，各客户服务中心档案资料管理员须将档案按类整理好，并填写档案资料移交表，执行移交锋续。
2.进行移交时，物业企业须认真查对移交的资料，确立无误后，交接两方在移交清单上署名，并加盖部门公章。
3.移交清单调式两份，物业企业和各客户服务中心交接人各保存一份。
4.对换出、辞职的工作人员档案，在办理调离手续前，一定清还档案资料，经档案室署名确认，方可办理调离手续。
（十）归档。主要有以下要求。
1.物业企业及部下各客户服务中心需依据本管理方法的归档范围、归档日期实时、正确、规范地进行归档。
2.将需要归档的文件资料比较归档范围，完好、正确、系统地进行采集，归档模卷要进行分类摆列，并加盖档号章、装盒，编制档案目录。
3.除归档范围表中列明为复印件外，归档的文件原则上一律为原件，必需时复印件加盖红章注明原件寄存处，凡有原件的文件，不可以以复印件归档。
4.归档的文件资料种数、份数及每份文件的页数均应齐备完好。
5.实物类、声像类档案资料要清楚完好，并按归档要求供给拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件资料，并保留。
（十一）归档档案资料检查。物业企业负责检查、督查、指导并查核各客户服务中心档案资料的管理工作。统计汇总各客户服务中心归档资料目录清单，按期对各客户服务中心档案的归档工作进行实地检查。
五、档案资料的借阅和使用
在进行档案资料借阅使用时，假如是在档案室查阅一般资料，办理一般登记手续即可；假如要查阅重要密级资料，须执行档案借阅审批手续，且一定在档案室就地查阅后送还，不得私自带出复印。
（十三）档案资料借阅的有关规定。
1.借阅的档案资料一定准时送还，并实时办理清户手续。一般不得超出7天，超出7天则需办理续借手续，未办理缓期手续且借出档案超出15天者，对有关责任人进行渎职问责办理，在借阅时期造成资料丢掉者，依据资料的重要程度进行相应的办理。
2.借阅者一定保证原样送还所借的档案资料，保证资料完好无损，不得在档案资料上涂改、画线、标记等。
3.未经赞同，借阅者不得随意摘抄、摄影、复制档案资料，凡经赞同摘抄、复制的档案资料一定由档案资料管理人员进行审察和查对。
4.实物档案一般不外借，声像档案资料以复印件供给利用。
（十四）要注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案在有关客户服务中心的档案库中，如需调用含有业主个人隐私信息的资料，须经客户服务中心负责人赞同，有些需经业主自己赞同，并由有关档案人员记录去处，追踪有关信息资料的使用及其销毁状况。
六、档案资料管理和判定
（十五）物业企业及各客户服务中心依据自己实质状况设置综合档案室、资料保留室和库房等，一定保证有相对独立的空间，并能保证资料的安全与齐备。
1.库房要相对独立，并拥有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等功能，库房内和库房邻近严禁搁置易燃易爆物件或其余危险物件，并装备灭火器械，标示严禁烟火标记。
2.库房内全力按分类设置，档案资料按类型齐整排放，保持通风，并与窗户垂直，防止阳光直射，将全部档案架一致编号，编制档案资
料寄存地点索引。
（十七）档案资料统计，详细要求以下
1.物业企业及各客户服务中心要在每年12月31日前对档案资料的移出、收进、整理、判定、保留的数目和状况及档案资料的借阅利用等状况进行统计。
2.物业企业档案员将统计结果报物业企业负责人，部下各客户服务中心档案员将统计结果报给客户服务部负责人。
3.统计工作一定做到脚踏实地，照实反应状况，务必保证供给的数据正确，切合客观实质。
（十八）档案资料的判定，包含以下要求
1.档案资料一经归档，未经领导判定和赞同，任何人不得私自销毁。
2.经判定后仍没法确立其保留价值的档案资料，应持续保留至次年再进行判定。
3.技术档案资料鉴准时，需附带工程技术部门的专业建议。（十九）档案资料的销毁。
1.经判定后赞同销毁的档案资料，由档案室负责人妥当办理，不得作其余用途或看作废纸销售。
2.销毁档案资料须有起码两名监销人，监销人应认真复核要销毁的档案资料。销毁完成须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人在销毁清册上署名。
3.档案资料管理员应实时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。
七、奖罚
（二十）企业依据每年查核结果，关于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或许进步特别突出的部门和个人赐予相应表彰或奖赏等。
（二十一）关于工作不负责，未认真贯彻执行物业企业档案工作要求的档案管理人员，企业将对档案管理的详细工作人员和有关领导进行处罚。
（二十二）因管理或使用不妥，造成档案信息外泄，或许未经允许，私自将档案资料抄写、复制与转借别人等状况，将依据情节严重程度，赐予相应的处罚。
八、附则
（二十三）本管理制度由企业客户服务部订正，自觉布之日起实行。
物业档案管理制度7
1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);
2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力量，消防设施、设备的分布;
3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，公安机关对案情案卷，保卫部对案情的调查案卷，公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的判决通知书，公安机关的外调介绍信，案情通报;
4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的`各类行文、饭店各项安全管理制度，对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、意见和建议，各项安全培训与考核记录，有关安全会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作计划和总结;
5、档案分类装存，编排序号，建立目录，严格履行借还登记手续。
6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。
物业档案管理制度8
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。
2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。
3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。
2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。
（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
（4）文件的电脑存档。
（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。
（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。
3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的.影响酌情处理。
五、文档的销毁
1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。
2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。
3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。
4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。
物业档案管理制度9
为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。
一、档案资料的归档管理
1.归档范围
a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。
b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。
c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。
d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。
e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。
2.归档要求
a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。
b.归档的文件材料要完整齐全。
c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。
d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。
3.归档时间
a.文书档案在第二年上半年内归档。
b.员工档案及时归档。
c.财务档案按季度归档。
4.归档份数
a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。
b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5.不归档文件材料的范围
a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
c.未经会议讨论和领导审阅、签发的.未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。
f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。
6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
二、档案资料的保管
1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。
2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。
3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。
4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。
5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。
6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。
三、档案资料借阅管理
1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。
3.在借阅档案时应做到以下几点:
a.办理登记手续,定期归还。
b.要爱护档案,不得丢失。
c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。
4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。
5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
四、档案鉴定和销毁
1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。
2.鉴定的主要项目有:
a.档案保管期限表。
b.对到期档案提出存、毁意见。
3.确定保管期限原则:
a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。
4.鉴定工作应该定期进行。
5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。
6.销毁档案的程序:
a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。
b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。
c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。
物业档案管理制度10
1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。
技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;
设备的规范、标准、各项制度及技术标准;
设备新技术信息及资料;
职工技术考核标准及资料。
1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。
1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。
1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。
1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。
1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。
除图书外,档案资料严禁带出大厦。
重要资料只限在资料室内阅读。
1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。
借期为一个月,到期应办理续借手续。
图书不得在个人手中长期持有。
1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。
2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。
为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。
现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的`规律,使设备能够达到最高的综合效率。
设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。
设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。
3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。
这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。
4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》
物业档案管理制度11
为使公司顾问管理工作有效进行，加强公司顾问资料和档案的管理，确保公司顾问资料、档案的保密性，现制定以下管理制度：
一、顾问咨询资料分为共用资料与项目资料两大类。共用资料包括：专业书籍、法规、技术规范、标准、图集大样、设备样本图册、园林图集、建筑风格图集、户型图集、气象资料、新技术新成果、公司规章制度、iso9001、iso14001体系文件等。项目资料为每个项目咨询服务活动中产生的'全部资料的集合。如该项目来往文件、公函、提供的资料样本、项目咨询规划、物业管理策划与设计、顾问建议书、咨询实施细则、物业管理过程实施方案、项目图纸、照片等。
二、共用资料宜做成数据库，以方便查找。项目资料应按项目分类归档，需用电子文档和书面文档两种方式进行保存，由专人进行管理。
三、项目资料的电子文档需建立专门的子目录进行管理，目录按历史项目、在管项目、前期项目三类划分，每个项目内文件按性质进行分类存档。
四、书面顾问资料的借阅，需在顾问咨询部办理借阅手续。重要、保密资料需经过公司领导批准后方可借阅。
五、对顾问咨询资料电子文档或数据库由咨询部主管设置相应权限，使用人员在得到咨询部主管同意后方可进入该文件。
六、同一项目的资料，由发件人在使用完毕后将其归纳入相应的目录。
七、顾问项目结束，该项目所有顾问资料转移至历史资料目录统一进行管理。
八、对发展商发给公司的各种传真件，接收人员需将其复印后按项目存档，特别是对于发展商对公司所给文件的签收回执，更应注意保存其原始记录。
九、未得到公司同意，任何人员不得将公司顾问资料进行拷贝和复印。
物业档案管理制度12
1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。
2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。
3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。
4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。
5.人事档案内装材料禁止单页借出。
物业档案管理制度13
一、物业管理企业档案管理规定：
1．企业各物业项目的档案资料规定由物业管理企业主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文献存档、注记工作。
2．有关物业管理企业验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务汇报、员工人事资料等档案规定集中存档，文献柜规定上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理企业档案资料必须按企业规定规定存档，做到图有袋、文有夹，汇报类文献编目录索引，档案类文献有存档文献清单及编号目录。
4．物业管理企业档案目录及存档文献清单每季度上报企业立案。
5．物业管理企业档案在历任主管调职、任职时应向企业或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理企业档案平常需常常使用部分应复印备份，原件寄存在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．企业将定期巡查上述规定所提及之规定贯彻状况，对不符规定的保管负责人将作合适处分。
9．物业管理企业档案资料因保管不妥而导致遗失、泄密的，对物业管理企业有重大影响及损害物业管理企业企业利益的，企业将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的.权利。
二、物业管理企业管理保密规定：
1．在工作范围获有关的企业、物业管理企业内部资料，业主、顾客单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联络 、购/租合约及金额、尤其条款、物业管理企业及企业内部状况、业主及顾客个人状况等均属工作保密范围。
2．业主、顾客及员工资料统一寄存在办公室文献柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理企业主管每周审核，其他工作人员未经许可严禁查阅。
3．物业管理企业物业管理处文献柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联络 、员工个人联络 、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．企业制定的各类物业管理企业规章制度及工作指导，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级他人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指导员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6．公布的各类告知通告，应限定期效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，积极为企业及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向企业汇报。
8．员工因执行保密规定不妥，致使企业、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，企业将按员工守则有关规定从重惩罚，并由当事人个人承担导致的所有法律责任。
三．物业管理企业档案资料：
1、物业管理企业验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文献；
3）机电设备保养合约；
4）公共区域设施设备验收记录（管理企业）；
5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理企业）；
6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理企业）；
2、物业管理企业二次装修档案：
1）顾客单元二次装修图则及审批手续；
2）二次装修期间管理处监督检查资料；
3、业户资料：
1）入伙状况记录；
2）业主（租户）状况登记（包括名称、单元号、联络人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
4、物业管理企业管理文本汇编：
1）管理协议、管理公约、顾客手册等统一装订成册；
2）物业管理企业各类管理规章制度及装修规定等；
3）物业管理企业各项管理分包合约；
5、物业管理企业设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
2）各类设施设备有独立的维修档案，及平常巡检维修记录；
3）重要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日志、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
4）物业管理处有顾客维修保修单，维修后应有回访记录；
6、物业管理企业设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试汇报记录；
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检汇报；
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测汇报，清洗工
物业档案管理制度14
一、总则
1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。
1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的所有物业项目。
二、档案室的设立和管理
2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有一定的安全距离。
2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。
2.3 物业档案室的.日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物业档案室的人员应具备一定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。
三、档案的收集和整理
3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包括业主信息、物业服务记录、维修记录、安全记录等。
3.2 物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。
3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。
四、档案的保存和利用
4.1 物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保存。
4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应按照规定的程序办理借阅手续。
4.3 物业档案室应积极为业主提供查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。
五、档案的销毁
5.1 物业档案室应根据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。
5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。
六、附则
6.1 本制度自发布之日起执行。
6.2 对本制度的修改和解释权归物业管理公司所有。
物业档案管理制度15
美术馆物业管理制度和档案的建立与管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
(一)档案制度建立与管理
1、主要思路
档案资料分类:依据美术馆的.具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。
档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。
档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重，互相补充，形成美术馆管理的无盲点网络。
区内各项管理工作必须建立档案资料，依照'采取的管理方式'中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。
2、建立档案、资料的分类检索
1)业主提供的资料
a、项目批准文件
b、用地批准文件
c、建筑执照
d、拆迁安置资料
2)技术资料
a.总平面图
b.单体建筑、结构、设备竣工图
c.消防、附属工程及地下管网竣工图
d.地质勘测报告
e.工程合同开
f.竣工报告
g.工程预决算
h.图纸会审记录
i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
j.隐蔽工程验收签证
k.沉降观察记录
l.竣工验收证明书
m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
n/新材料、构配件的鉴定合格证书
o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
p.砂浆、混凝土试块试压报告
q.供水的试压报告
r.绿化工程竣工图纸及相关资料
s.其他技术资料
3)管理处建立的资料
a.住宅区基本资料
b.住宅区分区资料
c.商业网点资料
d.娱乐设施资料
4)住户资料
a.住户入住资料
入住通知书
入住协议书
b.家庭人员档案
住户情况登记表
(二)管理处各项管理制度目录
序号文件名称文件编码
1管理处内部岗位设置、标准xx.00.01
2职业安全健康职责xx.00.02
3物料管理办法xx.00.03
4停电停水应急预案xx.00.04
5水浸应急预案xx.00.05
6治安应急预案xx.00.06
7文件质量记录管理办法xx.00.07
8犬类管理办法xx.00.08
9保安岗位架构图xx.01.01
10保安运作规程xx.01.02
11人员出入管理办法xx.01.03
12监控中心管理办法xx.01.04
13车辆管理办法xx.01.05
14保安岗位操作规程xx.01.06
15安保岗位标准xx.01.07
16燃放烟花爆竹管理规定xx.01.08
17保洁岗位监管规程xx.02.01
18绿化(地)养护监管规程xx.03.01
19消防安全管理办法xx.04.01
20火警应急预案xx.04.02
21消防设备(设施)运行管理办法xx.04.03
22消防设备(设施)操作规程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防设备(设施)维修保养规程xx.04.06
25弱电设备(设施)运行管理规定xx.04.07
26弱电设备(设施)操作规程xx.04.08
27弱电设备(设施)维修保养规程xx.04.09
28弱电设备(设施)安全管理制度xx.04.10
29电梯设备监管办法xx.05.01
30电梯故障紧急预案xx.05.02
31供配电设备(设施)安全管理制度xx.06.01
32供配电设备(设施)运行管理规程xx.06.02
33供配电设备(设施)操作规程xx.06.03
34供配电设备(设施)维修保养规程xx.06.04
35电工安全操作守则xx.06.05
36给排水设备(设施)安全管理制度xx.07.01
37给排水设备(设施)运行管理规程xx.07.02
38给排水设备(设施)操作规程xx.07.03
39给排水设备(设施)维修保养规程xx.07.04
40管道维修工作规程xx.07.05
41房屋设备(设施)安全管理制度xx.09.01
42房屋设备(设施)运行管理规程xx.09.02
43房屋设备(设施)操作规程xx.09.03
44房屋设备(设施)维修保养规程xx.09.04
45房屋、设备设施巡视内容与要求xx.09.05
46设备完好率标准xx.09.06
47房屋、设施维修保养规程xx.09.07
48服务供方质量监管规程xx.10.01
49雨
天防滑管理办法xx.10.02
50业户管理办法xx.11.01
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