办公自动化系统论文

办公自动化系统论文1

　　随着现代企业的飞速发展，其办公过程中离不开信息技术的应用。由于信息技术的发展与广泛应用，OA 自动化办公系统受到广泛关注。通过这一系统，不仅仅可以提高企业工作的有效率，同时，还能够为企业的发展、运行提供科学合理的工作依据，为企业的竞争力的提高打下坚实的基础，因此，现代企业应该重视OA 自动化办公系统的应用。

　　1 OA办公自动化系统概述

　　1.1 概念

　　OA 办公自动化系统是专门应用于企业办公管理的自动化系统。这一办公系统不仅仅改变了传统的办公模式，还能够进一步提高其办公效率。在这一系统的支持下，可以将企业各个部分的公文流转、审批以及发布等工作流程进行有效综合，不断提高企业办公的系统化、规范化。由于其办理、高效的特点，无论在哪个行业中，都受到企业的追捧。

　　1.2 特征

　　作为一种新兴办公模式，OA 办公自动化系统具有其自身的特征，其主要内容如下：

　　1.2.1 实现实时通讯

　　这一系统利用信息技术进行事物的处理，能够实现实时通讯，为各个部门节约了大量的时间，并进一步紧密了公司人员的联系。同时，这一办公系统为企业工作人员提高详细的资料。

　　1.2.2 高效便捷

　　这一系统可以通过信息资源、网络资源的高校运用，快速将相应资源转达到所需人员手中，促进资源共享，有利于工作人员进行资源检索，为各个部门提供便利;三是系统能够促进管理水平的提高。通过信息的快速传送、文件的高效利用，可以促进其管理水平的提高。

　　1.3 发展历程

　　OA 办公自动化系统是一个不断发展、更新的过程，根据其发展历史，可以分为以下四个阶段：一是纸张信息数字化阶段。在这一阶段，主要实现从手工到电脑的有效转换;第二阶段为工作流为中心。这一阶段主要是指公文流转、流程审批内容;第三阶段是 B/S 应用模式为代表的 OA 系统时代;第四阶段出现协同办公。主要将企业工作中的公文流转、流程审批、制度管理等进行高效整合，促进其系统化、高效化发展。根据相关数据显示，现阶段，我国对这一系统的应用主要集中在第四阶段。

　　2 OA办公自动化系统在企业中的应用价值

　　2.1 企业对于OA办公自动化系统的巨大需求

　　由于现阶段信息技术的发展以及企业生存环境的改变，企业对于OA 办公自动化系统具有巨大的需求，进行信息化建设，可以为企业的发展提供更好的服务。在以往的办公过程中，由于忽视对于信息技术的应用，直接导致办公效率不高，管理以及相应的决策，很难实行，十分不利于企业的发展。

　　2.2 OA办公自动化系统运用效果

　　这一系统的运用取得了良好的效果：首先，这一系统的广泛应用，不断加强了各个部门工作人员的联系。这一系统办公界面朴实，使用较为方便，能够有效地为员工提供信息查询。在这一系统的支持下，所有工作人员都可以参与到办公流程中去，了解企业的各方面发展情况，同时进行各项规章制度的学习。在此基础上，管理层有利于进行员工日常行为的指导，充分调动员工积极性，为企业的发展做出贡献;其次，提高自动化水平。在这一系统的支持下，能够有效地对合同管理、公文管理以及人力方面的管理进行高效整合，不仅仅方便各个部门之间的相互联系，同时，加快信息流转速度以及规范化程度，提高办公自动化水平。同时，这一系统的运用，大大节省人力物力，进一步降低办公成本，提高运行效率，对于企业的发展有积极作用。在此，加强信息共享与沟通。通过信息共享，让更多的员工参与到企业建设过程中，同时，为工作人员之间的交流提供便利。在这一系统界面，企业可以根据其实际情况进行信息的发布，当工作人员登陆界面的时候，能够快速掌握各种信息，处理相应的指令。最后，推动企业信息化发展。由于使用的是自动化办公系统，因此，工作人员可以进行公司内网的介入，全面了解企业内部的工作状态，进行业务处理等。在一定程度上实现了移动办公。实行信息化管理，各种管理工作不会受到时间、空间的限制，避免工作堆积现象的出现。

　　2.3 发展展望

　　实现企业办公自动化，不仅仅是企业发展的需求，同时，也是企业发展环境变化的需求。随着现阶段企业竞争不断增大，自动化办公系统应该被广泛应用。但是，在应用过程中，企业也应该注意到这一系统的不足之处，并根据自身企业的实际情况，进行相应策略的提出。其主要的不足体现在：工作人员对于这一操作不甚熟练;管理制度不完善以及相应的网络安全问题等。企业应该立足于现状，完善相关制度建设，规范自动化管理，加快专业人才培养，并重视技术创新，推动 OA 办公自动化系统得到更为有效的运用，为企业发展做出更大贡献。

　　3 总结

　　综上所述，进行OA 办公自动化系统的应用具有十分重要的价值，因此，各个企业应该重视这一系统的运用。通过这一系统，不仅仅可以提高企业工作的有效率，同时，还能够为企业的发展、运行提供科学合理的工作依据，为企业的竞争力的提高打下坚实的基础。同时，也要清楚地意识到，进行这一系统的运用也存在一定的不足，企业一定要根据其实际情况，进行相关管理制度的不断完善，推动企业信息化的发展。

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　　在信息技术迅速发展的今天，传统的办公方式已经越来越不能满足现在军工单位业务的需求了，传统的工作方式已经暴露出它的局限性，显得捉襟见肘。这种传统的办公方式在保密上确实有着很大的优势，但是存在着浪费人力、时间、效率低下的缺点，影响了企业的工作效率。在国家大力推进信息化建设的进程中，很多企业单位已经意识到信息化建设的重要性，开始加大信息化建设的投入和力度。

　　一、OA系统功能架构和特点

　　目前，无论是大公司还是中小企业都在积极地呼吁并推行OA系统。而OA系统到底是什么，却没有一个标准的定义，众说纷纭，五花八门。其实OA系统也是无法定义的，因为每个单位都有着自己独特的业务特点和情况，办公的侧重点自然也有所不同，所以OA的定义自然也不统一。就OA系统要实现的功能来说，主要有以下：公文处理和传递，如公文拟稿、核稿、签发、分发、签收、批办、传阅直至最后的归档；信息发布和评论，如通告、会议通知的发布和就相关主题信息发表相关评论；电子邮件；会议管理；领导日程管理；信息资源检索以及相应的应用系统等。从某种意义上，OA系统的特点就是最大限度的摆脱纸质载体和传统工作模式，在网上实行无纸化的电子化操作。

　　二、OA系统建设的意义

　　OA系统是一个融合了先进管理理念和工作方式的全新系统，有很多优势之处，它的运行必定对企业单位的科研生产和科研管理起到相当大的促进作用。

　　1、节省时间，提高效率，加快办公效率

　　以往传统模式下的文件传递和分发，完全依靠人力，工作人员经常拿着一个文件夹楼上楼下的走，请领导批办，然后再按照领导的意见进行承办和传阅。甚至一个通知要发给各单位，也要把整个楼层跑个遍，才能传达到位，整个传递的环节不但大大消耗了人力，还极大地浪费了时间。有些文件是急件，要突出它的时效性，但是整个环节太冗余，时效性往往不是很突出。如果把这些工作都移到OA系统上的话，会大大地减少人力和时间的投入，而且会显著地提高效率。

　　2、减少单位计算机管理工作的负担

　　采用OA系统后，可以减少移动存储介质的使用或完全不使用的话，就大大降低了安全风险，所以在OA系统中传递信息，例如使用局域网电子邮箱，就可以避免使用涉密移动存储介质，而且还能杜绝介质在不同机器上插拔所带来的病毒和木马威胁。在OA系统中，统一配置查杀病毒软件，又减少了传统环境下从互联网下载病毒库移植到涉密机上的风险。此外，对整个系统，无论是安全策略，还是审计监控，都实行统一化管理，不仅为计算机管理工作人员减轻了负担，也减少了泄密隐患。

　　3、权限管理，加强交流

　　企业单位工作人员的职位不同，看到的信息也应该是不同的，因此OA系统所有信息应进行等级保护，权限管理，相应权限的人看到相应信息，避免低密级的人知悉高密级信息。可以说，虽是同一个平台，不同的人看到的内容却有所不同，这也正符合企业单位的特点，将一些企业管理的重要信息知悉范围控制到最小化。此外，针对相应主题的信息，有权限的人可以针对该信息发表自己的言论和看法，这又加强了信息的交流和互动，使领导层能够知道广大群众的想法和态度，有利于工作的促进和开展。所以，权限管理并不是割断了大家的联系，反而使大家能在相应的范围内更好的交流。

　　4、简化领导工作

　　目前存在一个现象，领导经常要在文件上进行批阅，所以桌上往往堆积着一打厚厚要处理的文件、通知和技术资料，有时堆积如山。领导经常收到基层送来的文件，不但数量多，种类也繁杂，有时在外出差，桌上的文件经常放置几天没有处理，这样增加很大的安全隐患。等领导回来，面对如此多要处理的文件，增加了工作的复杂度，有些需要处理的文件或会议通知已经过了待办时间。为了改变这种零乱的工作方式，可以实行电子化办公，每次进行身份认证，进入自己待办工作界面，逐一处理就可以，如果要出差，可以将一些工作在系统中指定相应的代理人即可。这样既简化了工作又没有遗漏工作。

　　三、系统在建设中存在的问题

　　1、系统要符合本单位的实际情况

　　目前很多企业单位已经有自己的信息部门，并具备一定的开发能力，但是OA系统是一个大型的多人协调操作，有一定规范流程，并涉及多学科的系统。在开发这个系统时，必然要投入很大的人力、财力和时间。如果由本单位工作人员开发，往往会使自己设计的系统陷入自身的设计局限性，可以说存在一定的开发周期和风险。所以大多数都选择购买市场上的成熟产品，并二次开发。在购买OA系统的过程中，不要盲目的追求价钱高，也不要认准哪家便宜；更不要看到其他单位引进了某公司的OA系统，就争相效仿。因为价钱高，功能多，但未必适合自己，有些功能也是浪费；别的单位引进的OA系统是与别人业务相符，并不一定适合自己。在采购过程中，一定要从本单位的实际情况出发，结合本单位特点，综合考虑，合理规划，在根据自身业务特点合理二次开发。

　　2、建设中需要协调配合，统筹安排

　　在系统的开发初期，需要协调好技术开发人员和相应的业务人员（系统使用者），开发者一般只懂技术，但不懂业务；而将来的系统使用者精通业务却不懂技术。一个好的系统，并不是开发人员凭空捏造，胡乱猜想的，是需要一点一点调研的，他们也不可能在很短的时间内精通整个业务流程，这是不现实的。所以，有必要建立一种良好的沟通机制，将业务人员所表达的意思能够被开发人员所理解，并表述清楚每个细节，而开发人员也要不断地进行信息反馈，使双方都知道对方的意图和自己想要知道的信息。

　　3、OA系统建设是一项长期的工作

　　任何应用系统在推广使用时，都不可能是十全十美的。很多人都有一种错误的认识，认为这个OA系统还没有做到最完善的地步，还不具备使用的条件。一定要等到一个完美的系统摆在面前才会使用，如果这样的话，永远发现不了该系统的不足，始终感觉该系统很陌生。其实人与系统是需要互相适应的，人需要不断地摸索使用，从而适应这种工作方式和使用方法，在使用中发现该系统的不足，然后根据用户的合理性要求，技术人员不断地改进和完善，最终实现系统和人的统一。OA系统在最初时，可能不具备完全运行的条件，也许只实现了部分功能，但是大家一定要看清系统的潜在的价值，这需要用户和技术人员共同的努力。

　　结束语：办公自动化系统建设虽然在系统建设中也存在这样那样的问题和困难，但是它的优越性已经充分的体现出来，而且必定成为以后的办公趋势和方向，必将对公司的发展和管理提供强有力的支持和保障，并产生深远的影响。

办公自动化系统论文3

　　办公自动化是现代办公理念和计算机技术相结合的一种全新的办公模式。利用网络的传输，组织单位内部人员可以在不同时间、不同地点进行同时工作互不影响。办公自动化系统可以实现资源共享，使信息传递更加方便。在一定程度上扩展了办公领域，提高了单位整体的办公效率。办公自动化系统作为工商管理办公的重要工具，有提高工作效率、方便决策、规范办公制度的优点，越来越受到人们的高度重视，自动化办公将成为今后办公发展的趋势。

　　一、工商管理办公自动化系统概述

　　网络技术和信息化工程建设不断提高的同时，也改变着人们各个领域的工作方式。办公自动化可以节省人们的日常办公时间，减轻了办公负担，并且改善了工作环境，从而提高了工作效率。工商管理办公自动化系统简称0A，是一门新发展起来的综合性科学技术，是信息化社会的历史产物。它能实现文件的管理以及归档文件的查询功能，能够安全、准确的传输文件，快捷的处理和接受各式文件，同时工作人员能减少大量的文件处理明细工作。在实际工作中工商管理办公自动化系统目的是尽可能充分的利用信息资源，实现资源共享。在提高工作质量和工作效率的同时，最终达到文件传输灵活和畅通最大化的发展目标。

　　二、办公自动化的功能

　　办公自动化是一个综合性很强的自动化系统，所涉及的内容比较广，功能也比较强。办公自动化具有以下功能：

　　（一）数据处理功能

　　利用数据管理系统实现数据查询、数据共享、数据统计、数据修改等功能，根据人们不同的需要对数据就行调整，从而得出满足人们需要的单据。

　　（二）文字处理功能

　　计算机通过文字处理软件对输入的文字进行编辑、打印、复制、修改等操作，最后将改好的文件进行制版、印刷。

　　（三）网络通信功能

　　办公自动化最大的优点就是可以最大限度的实现资源共享，通过电子邮件或电子会议进行网络通信。

　　（四）决策支持功能

　　在使用办公自动化系统时，根据上级提出的相关要求，然后结合该单位的实际情况，对数据资料进行分析、探讨，并提出各种合理方案。当某个方案被选定后，下级就会把实际情况汇报给上级。之后，在根据数据内容需要进行研究、修改。

　　（五）行政管理功能

　　利用计算机设备记录日常办公事务，包括工作计划、日常安排、协调各种会议，避免日常事务和会议相冲突。

　　（六）文件处理功能

　　该功能对已经编好的文件进行整体处理，包含文件的输入输出、复制、转储等操作。计算机利用文件处理功能可以提高工作效率，实用性很强。

　　三、工商管理办公自动化系统设计的特点和目的

　　工商管理办公自动化系统可以实现重名查询、企业登记等功能，同时也实现了真正的无纸化办公。工商管理办公自动化系统可以帮助人们解决单位实际需求，具有一定的实用性和易用性。网络平台利用模块设计，随着时间的发展，模块可以灵活搭配各接口组件，更好地实现系统的第二次开发，达到技术可延伸性的目标。工商管理办公自动化系统设立大众化的操作接口，对大多数单位和用户来说，系统的界面简单和易操作给人们带来了许多方便。工商管理办公自动化系统设计具有很高的安全性，采用各模块之间进行相互监督的方式，系统在重要文件加密方面也进行了设计。工商管理办公自动化系统的设计能够使文件处理过程更加接近实际工作情况。

　　四、建立工商管理办公自动化系统的重要性

　　目前，工商管理系统具有一定的发展水平，但还不够完善。从整个工商管理系统来看，计算机设备的数量很少，部分单位尚未配置计算机。即使是配置了计算机，其计算机的使用率也比较低，使用范围仅限于资料查询和文字处理。还未涉及到管理控制、资源共享、决策支持等领域。在一定程度上，工商管理业务的规范化、管理的正规化制度还不完善，自动化程度也不是很高，在安全性、实用性等方面还存在一定的不足。导致以上事件发生的主要原因有：工商管理方面缺少计算机水平较高的应用型人才、相关负责人对计算机在工商管理方面应用的重要性认识还不够、自动化系统还不完善等。随着计划经济体制向市场经济体制发展的过程中，工商管理部门起着很重要的作用。因此，实现工商管理办公自动化系统是当前改革的首要任务。

　　五、总结

　　随着信息技术的不断发展，特别是网络科技的迅速发展，正在不断的改变人们的交流方式，同时也影响着工商部门的工作方式。国民经济和社会信息化水平在一定程度上决定着国家综合国力的高低。工商管理办公自动化系统在今后的发展中要遵循实用性、规范性、高效性、可操作性、安全性等原则。科学、合理的运用工商管理办公自动化系统，不仅可以实现真正的无纸化办公，节约了成本，还可以提高工商管理的品质和效率。因此，工商管理办公自动化系统对于工商管理具有重要的意义。